Projectleider Aanbesteding en Implementatie Zaaksysteem Risicobeheersing

Functie omschrijving

Voor de Veiligheidsregio Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Projectleider Aanbesteding en Implementatie Zaaksysteem Risicobeheersing voor 24 uur per week.

Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is een samenwerkingsverband van de 26 Utrechtse gemeenten. Dagelijks zetten wij ons in voor de veiligheid van iedereen die in onze regio woont, werkt of verblijft. Dit doen wij met bevlogen centralisten op de 112-meldkamer, brandweermensen in het veld en specialisten op het gebied van risicobeheersing, crisisbeheersing en geneeskundige hulpverlening.

Onze maatschappelijke verantwoordelijkheid is groot. Burgers vertrouwen op onze professionaliteit, zeker wanneer het er écht toe doet. Samen met onze partners streven we continu naar verbetering, vernieuwing en samenwerking.

Een zaaksysteem wordt door de afdeling Risicobeheersing gebruikt om hun werkproces gestructureerd, traceerbaar en uniform te organiseren. Concreet wordt het ingezet voor het registreren, behandelen en volgen van zaken zoals vergunning adviezen, toezichtcontroles, meldingen en risicobeoordelingen. Het systeem ondersteunt de stappen in het proces, de planning van controles, de communicatie met gemeenten en andere partners, en zorgt voor een goede dossiervorming en archivering conform wet- en regelgeving. Daarmee biedt het systeem inzicht in voortgang, werkvoorraad en kwaliteit van het werk en vormt het de basis voor informatie gestuurd werken en rapportages.

Opdracht

De Veiligheidsregio Utrecht heeft een opdracht voor een ervaren projectleider om een nieuw zaaksysteem voor de afdeling Risicobeheersing aan te besteden en te implementeren binnen de bestaande organisatie. De projectleider is verantwoordelijk voor de integrale aansturing van dit traject, inclusief het organiseren van de aanbesteding, het realiseren van een gedragen inrichting van processen en het zorgdragen voor een succesvolle implementatie en overdracht naar beheer. Hierbij wordt nadrukkelijk gestuurd op samenhang, kwaliteit en aansluiting op de bestaande werkwijze en organisatie.

De projectleider geeft integraal sturing aan het totaalproject en geeft direct sturing aan enkele deelprojecten en indirect sturing via deelprojectleiders. Directe sturing is op de deelprojecten aanbesteding, implementatie, het beschrijven van werkprocessen en het verbeteren van de bestaande data ten behoeve van een soepele migratie en het inrichten van de nieuwe applicatie.

Er is een Plan van Aanpak (PvA) als opzet, echter de projectleider heeft een PvA op te stellen en te laten vaststellen in de Stuurgroep, om gezamenlijk tot de meest passende aanpak en inrichting van het project te komen. Het project eindigt als de applicatie in gebruik is genomen en het (technisch) beheer is ingeregeld.

Wij zoeken nadrukkelijk geen meewerkend voorman, maar een regisserend projectleider:

• die boven de materie staat (helicopterview)
• die structuur en samenhang aanbrengt tussen deelprojecten
• die zorgt voor strakke, procesmatige projectsturing
• die de stuurgroep goed in positie brengt
• en die besluitvorming organiseert en afdwingt waar nodig

Resultaat van de opdracht

• Succesvolle aanbesteding en implementatie van het nieuwe systeem
• Één samenhangend en bestuurbaar project met duidelijke fasering
• Werkende uniforme processen
• Beheersbare overgang naar beheer
• Draagvlak in de organisatie

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als eindverantwoordelijk projectmanager voor complexe ICT-implementaties binnen een overheidsorganisatie
2. Een aantoonbare afgeronde hbo bachelor opleiding
3. Aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement in een complexe organisatie, waarbij sprake is van tegengestelde belangen en hoge verwachtingen
4. Aantoonbare werkervaring met het organiseren van besluitvorming, inclusief het voorbereiden van bestuurlijke keuzes, scenario’s en escalaties
5. Aantoonbare werkervaring met het aansturen van meerdere samenhangende deelprojecten (programma- of multi-projectsturing). Benoem minimaal 1 referent project uit de afgelopen 3 jaar

Wensen:

1. De kandidaat stelt zich voor in een persoonlijke motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden. In de motivatie dienen de volgende elementen concreet benoemd te worden, alleen volledige motivaties ontvangen de maximale punten
2. Concrete ervaring met het inrichten en benutten van governance, waaronder het werken met een stuurgroep op management- of directieniveau
3. Concrete ervaring met het realiseren van procesveranderingen in combinatie met systeemimplementaties
4. Concrete ervaring met het actief sturen op scope, prioritering en haalbaarheid, inclusief het durven begrenzen van verwachtingen richting stakeholders
5. Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring als eindverantwoordelijk projectmanager voor complexe ICT-implementaties binnen een overheidsorganisatie
6. Aantoonbare werkervaring met aanbestedingen en implementatie van zaaksystemen
7. Een aantoonbare afgeronde opleiding en/of cursus verandermanagement
8. Minimaal 2 aantoonbare referenten in cv voorzien van naam, mailadres en telefoon nummer. Referenten dienen uit een vorige opdracht te komen

Competenties

• Brengt structuur en samenhang in complexe trajecten met meerdere deelprojecten
• Stuurt actief op afhankelijkheden, prioritering en fasering
• Stuurt strak op tijd, geld, kwaliteit en scope en grijpt tijdig in bij afwijkingen
• Combineert methodisch werken met pragmatische sturing op resultaat

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 11-06-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

24 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.