Projectleider Document Management systeem (DMS)

Functie omschrijving

Voor de Samen Twente is FlexIntens op zoek naar een Projectleider Document Management systeem (DMS) voor 24 uur per week.

SamenTwente is de overkoepelende organisatie van 3 professionele uitvoeringsorganisaties: de Gemeentelijke Gezondheidsdienst Twente (GGD Twente), Veilig Thuis Twente (VTT) en de Organisatie voor Zorg en Jeugdhulp in Twente (OZJT).

Elk van de 3 organisaties heeft binnen het verband van SamenTwente haar eigen positie, identiteit en herkenbaarheid. Zowel Kennispunt Twente, Samen14 en Twentse Koers zijn als gast in onze organisatie ondergebracht.

Met onze uitvoeringsorganisaties faciliteren en voeren we de taken uit die overheden hebben om te zorgen voor gezonde, veilige en vitale inwoners. We werken samen met lokale en regionale ketenpartners, stakeholders, en vanuit en voor de Twentse samenleving.

Alleen samen kunnen we dwarsverbanden leggen, de inhoudelijke verbinding versterken, vroegtijdig signaleren, agenderen en de kwaliteit van onze diensten en zorgtaken nog beter waarmaken. Onze samenwerking sluit aan op én versterkt de lokale ambities, opgaven en inzet van gemeenten en maatschappelijke partners. Preventie, gezondheidsbevordering, veiligheid en levenskwaliteit hebben daarin onze focus.

Met onze uitvoeringsorganisaties faciliteren en voeren we de taken uit die overheden hebben om te zorgen voor gezonde, veilige en vitale inwoners. We werken samen met lokale en regionale ketenpartners, stakeholders, en vanuit en voor de Twentse samenleving.

Alleen samen kunnen we dwarsverbanden leggen, de inhoudelijke verbinding versterken, vroegtijdig signaleren, agenderen en de kwaliteit van onze diensten en zorgtaken nog beter waarmaken. Onze samenwerking sluit aan op én versterkt de lokale ambities, opgaven en inzet van gemeenten en maatschappelijke partners. Preventie, gezondheidsbevordering, veiligheid en levenskwaliteit hebben daarin onze focus.

Opdracht

1. Situatie & Doel

SamenTwente werkt met Microsoft 365 als primaire omgeving voor documentbeheer, maar mist een voldoende uitgewerkt fundament. Er ontbreken op dit moment heldere definities, beleidskaders, governance-afspraken en inrichtingseisen. Deze opdracht richt zich daarom op het ontwikkelen van een samenhangend fundament dat documentbeheer professioneler en toekomstbestendig maakt.

Doel: Ontwerp en implementeer een systeem voor documentmanagement dat de document- en informatie-levenscyclus ondersteunt, aansluit op M365, onderscheid maakt tussen werk- en officiële documenten, en voldoet aan compliance-eisen (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet).

2. Scope (In-scope)

Deze opdracht richt zich op beleid, governance, processen, definities en inrichtingseisen, NIET op implementatie of systemische uitrol (dat is Fase II):

• IST-analyse en GAPS: huidige stand van zaken, landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/OneDrive gebruik, archivering
• Definitiekader: begrippen als document, werkdocument, vastgesteld document, metadata, classificatie, eigenaarschap
• Classificatie- en taxonomiemodel: organisatie-breed, met niveaus voor onderdeel, informatiesoort, documentstatus, eigenaarschap
• Metadata-kader: verplichte elementen (titel, eigenaar, classificatie, bewaartermijn, archiefstatus enz.)
• Governance en eigenaarschapsmodel: rollen, verantwoordelijkheden, RACI-matrix, escalatiemodel, besluitvorming
• Beleidskader documentbeheer: doelstelling, eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, compliance
• Procedurehandboek: concrete stappen voor document aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen
• M365 normenkader: functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, content types, labels, retentie, records management
• Implementatie roadmap: quick wins (0-6 mnd), middellange termijn (6-18 mnd), prioriteiten- en risicomatrix

3. Scope (Out-of-scope)

• Feitelijke implementatie/uitrol in de organisatie (dit is Fase II)
• Technische inrichting van systemen (dat doen functioneel beheer en ICT)
• Workshops, interviews en analyses als eindresultaat (alleen formele producten tellen)
• Trainingen, change management (onderdeel van Fase II)

4. Te Leveren Producten (Mijlpalen)

M1: IST-analyse & GAPS (Week 4)
Deadline: 30 oktober 2026 | Omvang: 10-15 pagina's

• Huidige situatie: landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/OneDrive inrichting, archivering, governance
• Beleid en procedures: bestaand vs. ontbrekend
• Top 10 risico's (risico, oorzaak, impact, aanbeveling)
• GAP-analyse tegen toekomstige situatie met maatregelen

M2: Begrippenkader, Classificatie & Taxonomie (Week 6)
Deadline: 13 november 2026 | Omvang: 15-25 pagina's

• Begrippenkader: 15-20 sleutelbegrippen met definitie, voorbeeld en beheergevolgen
• Classificatiemodel: DUTO-niveaus, voorbeelden, eisen aan opslag/delen/bewaartermijn
• Organisatie-brede taxonomie: bedrijfsvoering, diensten, informatiesoorten, documentstatus, eigenaarschap
• Metadata-kader: verplichte elementen met definitie, doel, rol

M3: Governance & Eigenaarschapsmodel (Week8)
Deadline: 27 november 2026 | Omvang: 10-15 pagina's

• Rollen: CIO, informatiebeheer, proceseigenaar, informatie-eigenaar, data-eigenaar, teammanager, functioneel beheer (met doel, verantwoordelijkheden, bevoegdheden)
• RACI-matrix voor alle documentbeheer-activiteiten
• Escalatiemodel en compliance-rapportage
• Besluitvormingsmodel

M4: Beleidskader Documentbeheer (Week 10)
Deadline: 11 december 2026 | Omvang: 15-20 pagina's

• Beleidsregels voor: eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, vastgestelde documenten, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, extern delen, compliance
• Per regel: beleidsregel, rationale, verantwoordelijke rol
• Geschikt voor directe bestuurlijke vaststelling

M5: Operationalisering, Procedures, M365-Inrichting & Implementatie roadmap (Week 13)
Deadline: eind december 2026 | Omvang: 45-60 pagina's

Deze samengevoegde mijlpaal combineert de operationalisering van het beleidskader met concrete implementatierichtlijnen:

DEEL A: Procedurehandboek Documentbeheer (20-25 pagina's)

• Uitgewerkte procedures voor: aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen, eigenaarschap wijzigen, periodieke review
• Per procedure: doel, trigger, stappenplan, rollen, input, output, uitzonderingen
• Uitvoerbaar zonder aanvullende toelichting

DEEL B: M365 Normenkader & Inrichtingseisen (12-18 pagina's)

• Functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, metadata, content types, labels, retentie, records management
• Per onderdeel: eis, beleidsgrondslag, verantwoordelijke rol
• Directe basis voor technische inrichtingsontwerp door functioneel beheer en ICT

DEEL C: Eindrapport & Implementatie roadmap (10-15 pagina's)

• Samenvatting van bevindingen en uitgangspunten uit alle voorgaande mijlpalen
• Roadmap Fase II: quick wins (0-6 mnd), middellange termijn (6-18 mnd), lange termijn (18-36 mnd)
• Prioriteiten- en risicomatrix voor implementatie
• Basis voor managementbesluit over implementatie

INTEGRALE KWALITEITSEISEN

• Document is volledig samenhangend en kan als integraal projectrapport dienen
• Alle drie delen worden peer-reviewed en stuurgroep-geaccepteerd als één deliverable
• Cross-references tussen Procedures (A) ↔ M365-eisen (B) ↔ Roadmap (C) zorgen voor consistentie
• Geschikt voor directe bestuurlijke vaststelling en operationalisering

5. Planning, Inrichting & Ondersteuning

• Looptijd: 20 weken (4 oktober 2026 - 19 februari 2027)
• Type: Resultaatgerichte opdracht, de professional bepaalt zelf, in samenspraak met de stuurgroep, de aanpak en de daarbij horende planning.
• Ondersteuning: Werkgroep met vertegenwoordigers van IM&T, IB, IBH, functioneel beheer, IT, CISO.
• Stuurgroep: CIO, CISO, Teamleider IM&T, Adviseur informatiebeheer

6. Acceptatiecriteria

• Product is volledig opgeleverd in Word met versiebeheer, auteur, datum en status
• Product voldoet aan inhoudelijke eisen in deze beschrijving
• Peer review heeft plaatsgevonden; opmerkingen zijn verwerkt of gemotiveerd afgewezen
• Stuurgroep heeft schriftelijk akkoord gegeven
• Workshops, interviews en memo's tellen niet als formele oplevering

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelor niveau
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider informatiebeheer
3. Aantoonbare werkervaring M365-architectuur
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het schrijven van implementatieplannen informatiebeheer

Wensen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelor niveau in de richting van IT, informatiemanagement
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider informatiebeheer
3. Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365 en documentbeheer met duidelijke motivering
4. Aantoonbare kennis compliance-kaders (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet)

Competenties

• Sterke communicatieve vaardigheden
• Besluitvaardig
• Resultaatgericht
• Analytisch vermogen
• Stressbestendig
• Zelfstandig werkend

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 11-09-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

24 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.