Projectleider Nieuw E-HRM-systeem

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Gooise Meren is FlexIntens op zoek naar een Projectleider Nieuw E-HRM-systeem voor 20 uur per week.

Bussum, Naarden, Muiden en Muiderberg vormen samen gemeente Gooise Meren met ruim 60.000 inwoners. Onze organisatie is plat en overzichtelijk met 500 medewerkers. We vertrouwen elkaar, zijn wendbaar en werken doelgericht met impact voor het bestuur, de inwoners en collega’s.

We stimuleren medewerkers zichzelf te zijn en te vertrouwen op hun kennis en intuïtie. Wanneer je leergierig bent zijn er vele mogelijkheden om te experimenteren en jezelf te ontwikkelen. Onze medewerkers hebben een open blik naar buiten en naar elkaar. Ze durven vragen te stellen en kritisch te zijn. En bovenal: ze hebben plezier in hun werk.

Ook Gooise Meren staat gesteld voor complexe vraagstukken. We proberen die vraagstukken zo simpel mogelijk te houden. Door bij de essentie van de opgave te blijven, is het voor medewerkers duidelijk wat hun aandeel is en welke rol ze daarin hebben. Ze voelen zich mede-eigenaar van de oplossing.

We hebben een stevige organisatie die zichzelf continue ontwikkelt. Dat doen we geleidelijk en op een zo natuurlijk mogelijke manier. Soms hebben we tijdelijk mensen nodig voor projecten, nieuwe opgaven of vervanging. Daarvoor zoeken we inspirerende teamspelers die effectief werken: doortastend, ondernemend, besluitvaardig. Passend bij onze organisatie.

Opdracht

Gemeente Gooise Meren staat voor de vervanging van haar huidige E-HRM-systeem. Het huidige systeem ondersteunt de ambities van de organisatie onvoldoende op het gebied van digitalisering, procesondersteuning, datagedreven werken en gebruiksvriendelijkheid. Daarnaast loopt de huidige overeenkomst uiterlijk af per 1 januari 2028, waardoor een Europese aanbesteding noodzakelijk is.

Voor dit traject zoekt de gemeente een ervaren en resultaatgerichte projectleider die verantwoordelijk is voor de voorbereiding, begeleiding en realisatie van zowel de Europese aanbesteding als de daaropvolgende implementatie en organisatiebrede adoptie van een nieuw E-HRM-systeem.

Werkzaamheden

De projectleider is onder meer verantwoordelijk voor:

Europese aanbesteding

• Opstellen en actualiseren van de projectaanpak en planning.
• Inventariseren van functionele en niet-functionele eisen en wensen.
• Organiseren en begeleiden van een marktconsultatie.
• Opstellen van aanbestedingsdocumenten en Programma van Eisen in samenwerking met inkoop, HR, ICT, privacy- en securityspecialisten.
• Begeleiden van de aanbestedingsprocedure conform de Aanbestedingswet.
• Organiseren van beoordelingssessies en leverancierspresentaties.
• Adviseren over gunning en contractering.

Implementatie

• Opstellen van een implementatie- en migratieplan.
• Aansturen van leverancier(s) en interne projectmedewerkers.
• Coördineren van inrichting, configuratie, testen en gegevensmigratie.
• Bewaken van planning, budget, kwaliteit, risico's en afhankelijkheden.
• Afstemming met betrokken afdelingen zoals HR, ICT, Inkoop, Informatiemanagement en Functioneel Beheer.

Verandermanagement en adoptie

• Ontwikkelen en uitvoeren van een adoptie- en communicatieaanpak.
• Begeleiden van de organisatie bij de transitie naar het nieuwe systeem.
• Bevorderen van draagvlak bij management, medewerkers en key users.
• Zorgdragen voor een beheerste overdracht naar de beheerorganisatie.

Resultaat

De opdracht wordt succesvol afgerond wanneer:

• Een rechtmatige Europese aanbesteding is uitgevoerd.
• Een leverancier is geselecteerd en gecontracteerd.
• Een implementatieplan inclusief migratie- en testaanpak is opgeleverd.
• Het nieuwe E-HRM-systeem operationeel is.
• Medewerkers en leidinggevenden aantoonbaar zijn voorbereid op het gebruik van het nieuwe systeem.
• Het systeem uiterlijk op 1 januari 2028 in productie is genomen.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider van complexe digitaliserings- of bedrijfsvoeringsprojecten
3. Aantoonbare werkervaring met Europese aanbestedingen binnen de publieke sector
4. Aantoonbare werkervaring met implementatie van HRM-, E-HRM- of vergelijkbare bedrijfsvoeringssystemen
5. Aantoonbare werkervaring met verandermanagement en gebruikersadoptie

Wensen:

1. Aantoonbare werkervaring met HR-processen binnen gemeente
2. Aantoonbare werkervaring met aanbestedingen en implementaties van SaaS-oplossingen
3. Aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement op bestuurlijk, management- en uitvoerend niveau

Competenties

• Realistisch plannen en beheersen
• Bewaken van tijd, budget, scope en kwaliteit
• Risicobeheer
• Methodisch werken
• Kunnen schakelen tussen verantwoordingslogica en wendbaarheid
• Basiskennis van ICT en applicatielandschappen
• Begrip van koppelingen, data, migraties, security en beheer
• Kennis van overdracht naar beheer
• Kennis van AVG, BIO, archivering en logging
• Effectief omgaan met uiteenlopende en soms onrealistische verwachtingen ten aanzien van nieuwe systemen en benodigde inzet van stakeholders
• Begeleiden van gedrags- en cultuurverandering
• Stimuleren van aanpassing van bestaande werkwijzen in plaats van alleen te vertrouwen op technologische oplossingen, met aandacht voor de organisatiecultuur en de mens

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 01-09-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

20 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.