Projectsecretaris

Functie omschrijving

Voor de Rijkswaterstaat Rhoon is FlexIntens op zoek naar een Projectsecretaris voor 36 uur per week.
 

Functie: Projectsecretaris / Projectondersteuner

Je ondersteunt de projectmanager/Manager Projectbeheersing en het projectteam en neemt zelfstandig taken op het gebied van administratie, organisatie, informatie, projectbeheersing en communicatie op. Je bereidt vergaderingen voor, neemt deel aan Kernteamoverleggen en Projectbeheersingsoverleggen, haalt agendapunten op en verzorgt verslaglegging, acties en besluiten.

Resultaat opdracht

De projectondersteuning en taken van het projectsecretariaat worden naar tevredenheid van het projectteam uitgevoerd. Als projectsecretaris ben je het centrale aanspreekpunt van het secretariaat en geef je mogelijk (later) leiding aan projectondersteuners.

Het secretariaat is verantwoordelijk voor:

• Algemene secretariële ondersteuning van het projectteam.
• Voorbereiden, agendabeheer en verslagleggen van diverse (directie)overleggen en bijeenkomsten.
• (Mede) vormgeven en (mede) uitvoeren van projectbeheersprocessen, waaronder organisatorische processen, informatiestromen (briefverkeer) en documentbeheer.
• Voortgangsrapportages voor de opdrachtgever.

Taken van de Projectsecretaris

• Zelfstandig en proactief uitvoeren van projectondersteunende werkzaamheden (administratief, secretarieel en informatievoorziening).
• Bewaken en ordenen van processen rondom het projectsecretariaat.
• Organiseren, begeleiden en notuleren van (complexe) overleggen en het najagen van hieruit voortkomende acties.
• Indien gewenst tegenlezen van documenten op taal en grammatica.
• Verzorgen van teambuildingsactiviteiten en fungeren als verbindende factor in het team.
• Verzorgen van kaarten/attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte; verzorgen van (uitgaande) post.
• Opstellen en bijhouden van projectspecifieke documenten (bijv. vakantieplanning, organogram, checklist nieuwe medewerkers).
• Archivering van correspondentie, producten en verslagen in SharePoint Online.
• Onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen, zoveel mogelijk zelfstandig afhandelen.

Meest essentiële competenties / type persoon

Je ziet het als uitdaging om het secretariaat en de rol als projectsecretaris ‘best for project’ in te vullen. Je bent hands-on, pakt proactief werk op, maakt nieuwe kennis snel eigen en hebt affiniteit met techniek. Je bent flexibel, kunt snel schakelen tussen vraagstukken, houdt van regelen en organiseren en bent communicatief sterk.

Competenties:

• Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ondernemend en creatief.
• Hands-on en oplossingsgericht.
• Gestructureerd, georganiseerd en detailgericht.
• Werkt goed zelfstandig en in een divers team.
• Proactief, flexibel en kan snel schakelen.
• Denk systematisch en kan prioriteiten stellen.
• Inzicht in bestuurlijke verhoudingen.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar kennis en werkervaring binnen de overheid
2. Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een opleiding op mbo-niveau (bijvoorbeeld een secretariële/economische opleiding)
3. Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator
4. De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal zeer goed in woord en geschrift en heeft ervaring in het werken met Word, Excel, PowerPoint en Outlook
5. Kandidaat beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met het notuleren van (complexe) overleggen, met zowel interne als externe betrokkenen
6. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals de Rijksoverheid of ProRail)

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 07-07-2026 om 9:00.

Gewenst aantal uren

36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.