Recordmanager

Functie omschrijving

Voor de Gemeente de Bilt is FlexIntens op zoek naar een Recordmanager voor 28 uur per week.

Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. Onze ongeveer 250 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken.Meer informatie vindt u op de paginaOnze organisatie.

Opdracht

In verband met detachering van de zittende formatie, is vanaf 1 januari 2026 ondersteuning nodig op het gebied van recordmanagement binnen gemeente De Bilt. Omdat de detachering tussentijds kan eindigen, staat de duur van de opdracht niet vast. Gemeente De Bilt gaat uit van twaalf maanden.

De werkzaamheden die tot de opdracht horen zijn onder meer:

• Implementeren en onderhouden van het kwaliteitssysteem Informatiebeheer.
• Het opstellen van een overzicht van de informatiestromen binnen de organisatie.
• Vertalen van wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer naar lokaal beleid.
• Vertalen van het beleid voor informatiebeheer naar operationeel niveau.
• Rapporteren over de kwaliteit van het informatiebeheer naar opdrachtgever(s) en het doen van verbetervoorstellen.
• Vertegenwoordigen van gemeente De Bilt in regionale overleggen.
• Bijdragen aan het opstellen, optimaliseren en actueel houden van werkwijzen, procedures en procesbeschrijvingen.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbare werkervaring met recordmanagement binnen een overheidsorganisatie
2. Beschikbaar per februari 2026
3. Aantoonbare werkervaring met het implementeren van een kwaliteitssysteem,
4. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Geef een aparte omschrijving van minimaal 1 opdracht die je hebt gedaan met betrekking tot recordmanagement binnen een overheidsorganisatie
2. Geef een aparte omschrtijving van minimaal 1 opdracht die je hebt gedaan waarbij het invoeren of onderhouden van een kwaliteitssysteem informatiebeheer tot jouw taak behoorde
3. Een afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau in de richting van informatie beheer of informatica
4. Uiterlijk beschikbaar per februari 2026 voor 28 uur per week;

Competenties

• Je bent in staat zelfstandig de werkzaamheden uit te voeren en je weg te vinden in de organisatie. Dit geldt zeker voor het werken met het kwaliteitssysteem
• Je neemt initiatief, bent nauwkeurig en hebt een positieve instelling
• Je hebt gevoel voor politieke- en bestuurlijke belangen en verhoudingen
• Je bent communicatief vaardig en kunt snel tot de essentie van de boodschap komen
• Kennis van de I-navigator is een pré

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 19-01-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

28 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.