Senior Facilitair Coördinator

Functie omschrijving

Voor de Gemeente Hilversum is FlexIntens op zoek naar een Senior Facilitair Coördinator voor 24 tot 36 uur per week.

Met bovenstaand motto leggen we de verbinding tussen onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeftes die op dit moment bij de Hilversummers leven.

De afgelopen jaren is gewerkt aan een fundament waar we Hilversum verder op uitbouwen. Naar elkaar omkijken, goed bereikbare voorzieningen voor inwoners die dat nodig hebben, en veilige buurten vinden wij belangrijk. Het is onze wens dat inwoners voor elkaar zorgen en dat mensen zaken in hun eigen buurt of wijk kunnen regelen. En als het nodig is bieden we zorg of ondersteuning. Maar er is meer: ook toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en voorzieningen op het gebied van sport, kunst en cultuur staan hoog op onze agenda.

Als gemeente willen we ín de maatschappij staan, niet ernaast. Hilversum moet een leefbare en veilige stad zijn, waar iedereen zich thuis voelt, waar inwoners zich gewaardeerd voelen en waar mensen zich in hun werk en vrije tijd kunnen ontplooien. Om samen met de Hilversummers op te trekken, blijven we in contact met inwoners, bedrijven en organisaties. Op die manier komen hun zorgen, ideeën en wensen rechtstreeks bij ons terecht.

Context

Gemeente Hilversum bevindt zich midden in een grote organisatieontwikkeling. Sinds begin 2026 werken Hilversum en Wijdemeren ambtelijk samen, als voorbereiding op de bestuurlijke fusie die na de gemeenteraadsverkiezingen van oktober 2026 wordt afgerond. De medewerkers van Wijdemeren zijn inmiddels ondergebracht in de Hilversumse teams, waardoor de organisatie doorgroeit naar ongeveer 1.250 medewerkers.

In 2026 zal wel nog een deel van de publieksdienstverlening in Wijdemeren uitgevoerd worden evenals een aantal ondersteunende teams voor het bestuur. Deze groei vraagt veel van onze facilitaire organisatie. De structuur van de gemeente is uitgebreid van vijf naar acht afdelingen en om alle teams goed te kunnen huisvesten is circa 2.800 m2 extra kantoorruimte in gebruik genomen. Dit brengt een forse uitbreiding en herijking van facilitaire contracten met zich mee, evenals de aansturing van leveranciers om tijdig de juiste kwaliteit dienstverlening te borgen. Daarnaast heeft er een herschikking plaats gevonden binnen de bestaande gebouwen om alle teams optimaal te kunnen faciliteren. Deze werkzaamheden zijn en worden nog steeds uitgevoerd onder leiding van een externe projectmanager, projectmanager facilitair en in nauwe samenwerking met het facilitaire team.

Natuurlijk loopt naast deze fusie gerelateerde opgaven de reguliere contractmanagementcyclus door. Dat betekent dat er continu projecten spelen rondom het aanpassen of uitbreiden van diensten, het voorbereiden van aanbestedingen op basis van de aanbestedingskalender en het actualiseren van beleidsdocumenten die ter besluitvorming aan het Centraal Management Team (CMT) worden voorgelegd en hierna geïmplementeerd dienen te worden vanuit het team Facilitair & Huisvesting.

Opdracht

Door de combinatie van deze veranderopgave en de reguliere werkzaamheden heeft het team Facilitair & Huisvesting veel verschillende werkzaamheden die uitgevoerd dienen te worden. Tegelijkertijd zijn er twee senior collega’s uitgevallen vanwege ziekte en start in mei een zwangerschapsverlof van een van de facilitair coördinatoren (mei t/m oktober 2026). Om de continuïteit van onze dienstverlening te waarborgen en de kwaliteit van onze facilitaire ondersteuning op niveau te houden, zoeken we tijdelijk een Senior Facilitair Coördinator die een deel van de taken van de senioren waar kan nemen en die tevens het vervangen tijdens het zwangerschapsverlof op zich kan nemen van een aantal facilitaire contracten.

De Senior Facilitair Coördinator speelt een centrale rol binnen het team Facilitair & Huisvesting. De focus ligt nu vooral op het contractmanagement van onze facilitaire soft services en het begeleiden van de medior facilitair coördinatoren die deze contracten beheren door te fungeren als eerste aanspreekpunt. Je bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening, stuurt leveranciers aan en zorgt dat contractafspraken worden nagekomen. Je bent een inhoudelijke sparringpartner voor het team en houdt overzicht in een dynamische omgeving waarin veel verandert. In deze periode werk je zowel op strategisch, tactisch en soms operationeel niveau mee aan de continuïteit van onze dienstverlening.

We verwachten dat dit de volgende werkzaamheden betreft:

Hoofdtaken

• Verantwoordelijk voor het contractmanagement van facilitaire soft services;
• Bewaken van kwaliteit, prestaties en naleving van contractafspraken;
• Aansturen, begeleiden en coachen van de medior facilitair coördinatoren;
• Sparringpartner voor coördinatoren bij complexe vraagstukken en klantverzoeken:
  • Regie voeren op contracten zoals: schoonmaak, catering, koffievoorzieningen, mobiliteit, multifunctionele printers etc.
• Zorgen voor optimale samenwerking met leveranciers en interne medewerkers;
• Signaleren van verbetermogelijkheden en doorvoeren van optimalisaties binnen deze dienstverleningen;
• Ondersteunen bij werkzaamheden als gevolg van de fusie;
• Inrichten BHV organisatie o.b.v. geactualiseerd BHV beleidsplan, organiseren BHV informatiebijeenkomsten, maandelijkse oefeningen, invullen Hoofd BJV rol na inzetten etc.

Tijdelijke aanvullende taken (tijdens zwangerschapsverlof, mei t/m oktober)

• Overnemen van medior contractmanagementtaken binnen het team;
• Beheer van onder andere het post- en drukwerkcontract;
• Uitvoeren van operationele werkzaamheden binnen safety & security contract;
• Coördineren van praktische zaken voor de BHV‐organisatie, waaronder:
  • BHV middelenbeheer;
  • Planning en registratie trainingen;
  • Afstemming met interne teams en BHV organisatie.
• Ondersteunen bij dagelijkse operationele facilitaire vraagstukken waar nodig.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van Facilitair Management of Hotelschool
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van het aanbesteden van facilitaire contracten in de afgelopen 5 jaar
3. Aantoonbare werkervaring met opstellen van facilitaire beleidsdocumenten tot en met besluitvorming in de afgelopen 3 jaar
4. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp’ers. Mocht je als zzp’er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Beschikbaar per 1 maart 2026 voor minimaal 24 tot 36 uur per week
2. Aantoonbare werkervaring met het coördineren van 2e lijns facilitaire dienstverlening in de afgelopen 2 jaar
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van de contractmanagementcyclus zowel op het gebied van hard- als soft services
4. Aantoonbare werkervaring met het aansturen van facilitair coördinatoren en uitvoerende medewerkers in de afgelopen 5 jaar, blijkend uit minimaal 2 referentie-projecten
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een gemeentelijke of overheidsinstelling

Competenties

• Zelfstandig
• Resultaat gericht
• Omgevingssensitief
• Communicatieve vaardigheden

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 09-02-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

24 tot 36 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.