Senior specialist Informatiehuishouding (Archiefwet)

Functie omschrijving

Voor de GR De Bevelanden is FlexIntens op zoek naar een Senior specialist Informatiehuishouding (Archiefwet) voor 28 uur per week.

Ferm Werk

Wij zijn Ferm Werk. We helpen mensen om mee te doen in de samenleving. Dat doen we voor de gemeenten Woerden, Bodegraven-Reeuwijk, Montfoort en Oudewater. Wij voeren de Participatiewet, de Wet sociale werkvoorziening (Wsw) en de Wet Inburgering uit. Dat betekent dat we mensen helpen met een bijstandsuitkering, het vinden van werk en integratie in de samenleving. We geloven dat iedereen iets kan bijdragen. Daarom bieden we persoonlijke begeleiding. Samen met werkgevers en andere organisaties vullen we vacatures op een inclusieve manier in met gemotiveerde medewerkers. We denken in kansen en adviseren over regelingen en subsidies. Samen maken we meedoen mogelijk.

Opdracht

De Senior specialist Informatiehuishouding wordt tijdelijk ingezet binnen Ferm Werk, afdeling Bedrijfsvoering, team Informatievoorziening. De opdracht heeft een tijdelijk en projectmatig karakter en is gericht op het realiseren van de verbeterpunten die zijn vastgesteld door de archiefinspectie, met als doel het archiefbeheer van Ferm Werk aantoonbaar te verbeteren en toekomstbestendig in te richten.

De opdrachtnemer adviseert en ondersteunt bij de uitvoering van verbetermaatregelen en brengt structuur en overzicht aan in de aanpak. De opdracht is uitvoerend en adviserend van aard; er is geen sprake van beleidsvaststelling of hiërarchische aansturing.

De opdracht is gericht op:

• Het aantoonbaar verbeteren van de informatiehuishouding conform Archiefwet en Wet open overheid (Woo);
• Het realiseren van verbetermaatregelen naar aanleiding van de archiefinspectie;
• Het structureel versterken en borgen van archief- en informatiebeheer binnen de organisatie;
• Het formuleren van randvoorwaarden en aandachtspunten voor aansluiting op het Djuma-project (technische implementatie valt buiten scope).

Fasering van de opdracht

Fase 1 – Analyse en plan van aanpak (indicatie: ± 325 uur)

• Actualiseren en concretiseren van het verbeterplan archiefbeheer;
• Toetsing huidige situatie aan Archiefwet en Woo;
• In kaart brengen van risico’s en prioriteiten;
• Opstellen van een realistisch implementatieplan inclusief planning, capaciteit en middelen;
• Formuleren van organisatorische randvoorwaarden voor aansluiting op het Djuma-project.

Oplevering uiterlijk: 1 juni 2026.

Fase 2 – Implementatie verbetermaatregelen (indicatie: ± 510 uur)

• Begeleiden en uitvoeren van prioritaire verbetermaatregelen;
• Structureren en optimaliseren van archief- en informatieprocessen;
• Ondersteunen bij het wegwerken van achterstanden;
• Borgen van rollen, verantwoordelijkheden en werkwijzen;
• Afstemming met interne stakeholders en externe partijen (o.a. Regionaal Historisch Centrum).

Resultaat van de opdracht

De opdracht wordt als succesvol afgerond beschouwd wanneer:

• Uiterlijk 1 juni 2026 een gedragen en bestuurlijk vastgesteld plan van aanpak is opgeleverd;
• Prioritaire actiepunten aantoonbaar zijn uitgevoerd of in uitvoering zijn genomen;
• Verbeteringen in structuur, kwaliteit en borging van informatiebeheer aantoonbaar zijn gerealiseerd;
• Duidelijke randvoorwaarden zijn geformuleerd voor aansluiting op het aansluitende DMS (Djuma)-project.

Aansturing en afstemming

De inhoudelijke afstemming over de werkzaamheden vindt plaats met de door Ferm Werk aangewezen contactpersoon. De opdrachtnemer bepaalt zelf de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd, binnen de afgesproken kaders en doelstellingen. Er is geen sprake van een gezagsverhouding; de opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of gemeenschappelijke regeling
2. Aantoonbare kennis van de Archiefwet, Wet open overheid (Woo) en gemeentelijke informatiehuishouding
3. Aantoonbare werkervaring met archiefinspecties en het uitvoeren van verbeterplannen, benoem hiervan concrete voorbeelden
4. Aantoonbare werkervaring met DMS/zaaksystemen in gemeentelijke context (zoals Djuma of vergelijkbaar)

Wensen:

1. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring alsspecialist Informatiehuishouding
2. Aantoonbare werkervaring met het initieren van verbeter voorstellen binnen informatiehuishouding, benoem duidelijk voorbeelden van zelfstandig geïnitieerde verbeteringen
3. Aantoonbare werkervaring met het opstellen van een plan van aanpak en dit gefasseerd implementeren
4. Aantoonbare werkervaring met resultaatgerichte aanpak waarbij impact binnen de organisatie centraal staat

Competenties

• Doorzettingsvermogen
• Tactisch gedrag
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Organiseren
• Kritisch
• Analyserend vermogen
• Plannen en organiseren

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 26-02-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

28 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.