Projectleider Document Management Systeem (DMS)

Functie omschrijving

Voor de Samen Twente is FlexIntens op zoek naar een Projectleider Document Management Systeem (DMS) voor 24 uur per week.

SamenTwente is de overkoepelende organisatie van 3 professionele uitvoeringsorganisaties: de Gemeentelijke Gezondheidsdienst Twente (GGD Twente), Veilig Thuis Twente (VTT) en de Organisatie voor Zorg en Jeugdhulp in Twente (OZJT).

Elk van de 3 organisaties heeft binnen het verband van SamenTwente haar eigen positie, identiteit en herkenbaarheid. Zowel Kennispunt Twente, Samen14 en Twentse Koers zijn als gast in onze organisatie ondergebracht.

Met onze uitvoeringsorganisaties faciliteren en voeren we de taken uit die overheden hebben om te zorgen voor gezonde, veilige en vitale inwoners. We werken samen met lokale en regionale ketenpartners, stakeholders, en vanuit en voor de Twentse samenleving.

Alleen samen kunnen we dwarsverbanden leggen, de inhoudelijke verbinding versterken, vroegtijdig signaleren, agenderen en de kwaliteit van onze diensten en zorgtaken nog beter waarmaken. Onze samenwerking sluit aan op én versterkt de lokale ambities, opgaven en inzet van gemeenten en maatschappelijke partners. Preventie, gezondheidsbevordering, veiligheid en levenskwaliteit hebben daarin onze focus.

Met onze uitvoeringsorganisaties faciliteren en voeren we de taken uit die overheden hebben om te zorgen voor gezonde, veilige en vitale inwoners. We werken samen met lokale en regionale ketenpartners, stakeholders, en vanuit en voor de Twentse samenleving.

Alleen samen kunnen we dwarsverbanden leggen, de inhoudelijke verbinding versterken, vroegtijdig signaleren, agenderen en de kwaliteit van onze diensten en zorgtaken nog beter waarmaken. Onze samenwerking sluit aan op én versterkt de lokale ambities, opgaven en inzet van gemeenten en maatschappelijke partners. Preventie, gezondheidsbevordering, veiligheid en levenskwaliteit hebben daarin onze focus.

Achtergrond

SamenTwente wil haar documentbeheer professioneler en meer toekomstbestendig maken. De organisatie werkt met een groeiende hoeveelheid ongestructureerde documenten die steeds vluchtiger én kritischer worden binnen haar dagelijkse dienstverlening. Dit vraagt om een slimmer, consistenter en gebruiksvriendelijker ingericht documentmanagementsysteem dat medewerkers ondersteunt. Hierbij moet de inrichting structureel voldoen aan relevante wet- en regelgeving, vindbaarheid en kwaliteit zodat ongestructureerde gegevens niet alleen efficiënt maar ook aantoonbaar compliant zijn.

Opdracht

Doel van de opdracht
Ontwikkel en implementeer een systeem voor documentmanagement (DMS) binnen SamenTwente die:

1. De gehele document- en informatie-levenscyclus ondersteunt (concept, samenwerking, vaststelling, publicatie, archivering.
2. Aansluit op de werkomgeving en bestaande processen binnen de organisatie (M365/ SharePoint).
3. Onderscheid maakt tussen dagelijks werkmateriaal (concepten, notities) en officiële, vastgestelde documenten.
4. Integreert met de archieffunctie en informatiebeheerprocessen.
5. Voldoet aan de geldende compliance-eisen van SamenTwente.

De opdracht is resultaatgericht en de zelfstandige professional bepaalt zelf de werkwijze, planning en aanpak om tot de benodigde resultaten te komen.

Resultaat

1. Visie en ontwerpdocument DMS:
   • Beschrijving van de gewenste inrichting van het beheer, de levenscyclus, de classificatie en het eigenaarschap van ongestructureerde data.
   • Aangesloten op de belangrijkste processen binnen de organisatie.
   • In overeenstemming met geldende kaders op het gebied van informatiebeveiliging en organisatie, zoals BIO, NEN 7510, AVG en Archiefwet.
2. Functioneel ontwerp DMS:
   • Beschrijving van de functionele en procesmatige inrichting binnen (of in samenwerking met) SharePoint of een aanvullende oplossing.
   • Richtlijnen voor metadata, versiebeheer, vaststelling en publicatie.
   • Integratie van archivering via Informatiebeheer.
3. Ontwerp en inrichtingsplan voor een kwaliteits- en beleidsdocumenthandboek met aansluiting op DMS-oplossing
   • Beschrijving van DMS-Governance en het documentbeheerproces
   • Implementatie- en adoptieplan

De opdracht kent een duidelijke looptijd en is tijdelijk van aard. Er is geen sprake van een hiërarchische aansturing; SamenTwente beoordeelt de resultaten, niet de wijze waarop deze tot stand komen.

Functie eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Een afgeronde opleiding op hbo bachelor niveau
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider op het gebied van informatiebeheer
3. Aantoonbare werkervaring van M365-architectuur
4. Aantoonbare werkervaring met het schrijven van een implementatieplan op het gebied van inrichting informatiebeheer

Wensen:

1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van IT, informatiemanagement
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider op het gebied van informatiebeheer
3. Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365 en documentmanagement (motiveer duidelijk je antwoord in het cv)
4. Aantoonbare kennis van geldende kaders op het gebied van informatiebeveiliging (BIO, NEN 7510, AVG en Archiefwet)

Competenties

• Sterke communicatieve vaardigheden
• Besluitvaardig
• Resultaatgericht
• Analytisch
• Stressbestendig

Inschrijven tot

Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 13-02-2026 om 12:00.

Gewenst aantal uren

24 uur per week.

Procedure en arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.